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LES STATUTS DE L’ASSOCIATION
DES MÉDECINS HAÏTIENS À L’ÉTRANGER (A.M.H.E., INC)
Version française

 

Révisée par le comité des statuts : décembre 2014
Reynald Altéma, MD
Henriot St Gérard, MD
Fabien Wesner Fleurant, MD

 

 

Table des matières

 

Mission .................................................................. 3
Nom (article I) ......................................................... 3
Objectifs de l'Association (article II) ......................... 3
Adresse (article III)................................................... 3
Organisation générale (article IV) ............................. 4
Adhésion (article V) ................................................... 5
Comité exécutif central (article VI) .....................…. 9
Comités (article VII) .................................................. 12
Conseil de direction (article VIII) ............................. 15
Réunions et quorum (article IX) ................................ 21
Les chapitres régionaux (article X) .......................... 23
Assemblée générale (article XI) ................................. 24
Congrès annuel (article XII) ..................................... 25
Fondation AMHE (Article XIII) ...............................… 26
Avis et amendements (article XIV) ........................… 26
Dissolution (article XV) ............................................. 27

 

 

 

ÉNONCÉ DE MISSION
Par-dessus tout, l’A.M.H.E. s'engage à servir les intérêts de ses membres, à répondre aux besoins médicaux et aux préoccupations de la communauté haïtienne à l'étranger et en Haïti. En reconnaissance de cet engagement, l’A.M.H.E. s'efforcera de fournir aux membres des informations professionnelles au bénéfice de leur pratique, et d’améliorer la santé et le bien-être des membres de leurs communautés, la communauté haïtienne en particulier.


ARTICLE I
NOM

L'Association est identifiée comme suit:
ASSOCIATION DES MÉDECINS HAÏTIENS À L’ÉTRANGER, Incorporée (AMHE Inc.)

ARTICLE II
OBJECTIFS DE L’ASSOCIATION

1) Promouvoir la science médicale parmi les professionnels de la santé d'origine haïtienne ou autres intéressés par les questions de santé.
2) Défendre les intérêts des médecins, dentistes et autres professionnels de la santé à l'étranger ou dans leurs communautés respectives.
3) Offrir à ses membres la possibilité de participer à la vie sociale, à des activités éducatives et culturelles.
4) Renforcer les liens entre les médecins haïtiens, dentistes et autres professionnels médicaux résidant en dehors d'Haïti et les aider dans l'organisation de leur vie professionnelle.
5) Encourager ses membres à maintenir des contacts avec les facultés de médecine, d’ontologie, d'autres associations médicales et l'ensemble de la communauté médicale en Haïti et à l'étranger dans le but de les aider.

ARTICLE III
ADRESSE

Les adresses officielles de l'A.M.H.E. sont:
• 1155 Eastern Parkway, Brooklyn, New York, 11213
• www.AMHE.org

ARTICLE IV
ORGANISATION GÉNÉRALE

Paragraphe I: Composition
L'association est composée de:
• Un Comité Exécutif Central
• Un Conseil de direction
• Des Chapitres Régionaux
• L'Assemblée Générale
• La Fondation AMHE

Paragraphe II: Finances
1) Les fonds de l'Association sont constitués par:
• Des cotisations régulières des membres
• Des dons
• Des legs possibles
• Des bénéfices des activités rentables
• Des subventions pour des projets spéciaux ou spécifiques, avec ou dehors de la Fondation

2) Les fonds de l'Association sont alloués:
• Pour les frais de ses opérations
• Pour faciliter ou développer des projets financés par des dons
• Pour divers projets votés par l'Assemblée Générale
• Pour un fonds de réserve

3) L'Association maintient un compte bancaire à son actif. Les retraits de fonds sont signés par le trésorier, ou en son absence par le trésorier adjoint.
4) Le trésorier gère les finances de l'Association et présente un rapport annuel de la comptabilité à l'assemblée générale.
5) La gestion des finances est sous le contrôle du comité exécutif et présentée sur une base trimestrielle au conseil d'administration.
6) Le Comité Exécutif est collectivement responsable de la gestion des fonds de l'Association par devant le conseil de direction et l’assemblée générale.
7) Les dépenses de l'Association sont établies sur la base du budget préparé par le Comité des Finances et approuvé par le Comité Exécutif Central. Lors du congrès annuel, ce budget sera soumis au conseil de direction et à l'assemblée générale.

Paragraphe III : Généralités
1) Aucune partie du bénéfice net de l'Association ne sera distribuée à ses cadres, membres du Conseil, ou aucunes autres personnes. Toutefois, l'Association est autorisée et habilitée à procéder à un remboursement raisonnable à ces personnes pour les frais engagés dans la poursuite des objectifs énoncés dans les présents règlements.
2) Aucune partie des activités de l'Association ne doit être consacrée à participer à une campagne politique pour ou contre un candidat, à une charge publique, ni de s’engager dans des activités non autorisées, effectuées par un organisme exonéré d’impôt sur le revenu fédéral en vertu de l'article 501 © (3) de l’Internal Revenue Code de 1954 (ou les dispositions des futures lois des États-Unis de l’Internal Revenue).
3) L'AMHE a et continuera d'avoir le statut d'une organisation exonérée de l'impôt fédéral en vertu de l'article 501 © (3) du Code de l’Internal Revenue Service de 1954 et ces règlements doivent être interprétés en conséquence et tous les pouvoirs et activités sont accordés et limités en conséquence. Nonobstant toute disposition contraire, les Membres du Conseil et les Officiers ont le pouvoir de prendre les mesures nécessaires pour se conformer au code de l’Internal Revenue.
4) L'AMHE doit se référer à des experts ou à des consultants pour répondre aux exigences des subventions fixées par les lignes directrices de l’Internal Revenue Service.
5) Lors de la dissolution de l'Association et après paiement des dettes et seulement les passifs, le conseil de direction doit transférer tous les actifs de l’AMHE à des organisations œuvrant exclusivement à des fins charitables, éducatives ou scientifiques.

Article V
ADHÉSION

Paragraphe I : Statut de membres
Être membre de l’AMHE est un privilège qui peut être accordé à tous ceux qui remplissent les qualifications, les normes et les exigences énoncées dans ses règlements. Le membre est reconnu par une carte d’identification qui reste la propriété de l’AMHE.

Paragraphe II : Catégories de membres
L'Association comprend quatre catégories de membres :
• Les membres actifs
• Les membres associés
• Les membres affiliés
• Les membres d'honneur

1) Membre actif : Tout médecin (MD ou DO), dentiste d'origine haïtienne et titulaire d’une licence de pratique médicale d'une université accréditée peut être un membre actif de l’AMHE. Le membre peut être en pratique ou à la retraite.
2) Membre associé : Tout médecin diplômé (MD ou DO), dentiste, d'origine haïtienne et non titulaire d'une licence de pratique médicale, tout autre médecin et professionnels de la santé diplômés (chiropraticien, podiatre, infirmière praticienne, assistant-médecin, pharmacien) indépendamment de leur origine, peut être un membre associé.
3) Membre affilié : Toute personne travaillant dans le domaine des soins de santé, indépendamment de son origine, les étudiants en Médecine et en Odontologie inclus, désireux de promouvoir les objectifs de l’AMHE peuvent être un membre affilié.
4) Membre d’honneur : La qualification de membre d'honneur est conférée par le Conseil de direction à un individu qui a contribué à l'avancement de la science médicale, au bien-être de la communauté haïtienne ou à l'avancement de l'Association d'une manière extraordinaire.


Paragraphe III : Obligations et Privilèges
1) Les membres actifs : doivent payer une cotisation annuelle; assistent aux réunions de l'Association; ont le droit de vote; peuvent être élus comme cadres du Comité Exécutif Central; peuvent être élus comme membres du Conseil de direction; bénéficient de tous les avantages qu’offre l’AMHE.

2) Les membres associés : doivent payer une cotisation annuelle; assistent aux réunions de l'Association; ont le droit de vote; ne peuvent pas être élus comme cadres du Comité Exécutif Central; ne peuvent pas être élu comme cadres du Conseil de direction; peuvent participer aux différents comités de l’AMHE; bénéficient de tous les avantages qu’offre l’AMHE.

3) Les membres affiliés : ne payent pas de cotisation annuelle; assistent aux réunions de l'Association; n’ont pas le droit de vote; ne sont éligibles à aucun poste du Comité Exécutif Central; peuvent participer aux différents sous-comités des chapitres.

4) Les membres d'honneur : ne payent pas de cotisation annuelle; peuvent assister à la réunion de l'Association sur invitation; n’ont pas le droit de vote; ne sont éligibles à aucun poste du Comité Exécutif Central; peuvent exécuter des fonctions ou des tâches spécifiques assignées par les dirigeants des chapitres ou du Comité Exécutif Central de l’AMHE.

Paragraphe IV: Application
Le formulaire de demande doit être rempli, signé par le demandeur et soumis au chapitre régional de l’AMHE. Le requérant qui réside en dehors de la juridiction d'un chapitre régional doit faire sa demande au secrétaire du Comité Exécutif Central. Le formulaire de demande doit inclure, mais pas nécessairement les suivants:
1) Reconnaissance et accord : Une déclaration que le requérant a reçu et lu les règlements du Chapitre, les Statuts de l'Association et qu'il ou elle accepte d'être lié par ceux-ci dans toutes les questions relatives à l'examen de sa demande.
2) Admissibilité
a. Des informations détaillées concernant le demandeur y compris les promesses positives de la satisfaction des exigences de base prévues à l'article V, paragraphe II et des qualifications supplémentaires sont spécifiées pour le statut de membre particulier pour lequel il ou elle applique.
b. Lors de l'acceptation, le nouveau membre doit payer les frais d’adhésion le cas échéant au trésorier du chapitre régional ou au trésorier du Comité exécutif.
c. L’adhésion est d'un an renouvelable par reconduction tacite, sauf en cas de non-paiement de la cotisation, de démission, de sanctions disciplinaires.
d. Le statut de tout membre change lorsque celui-ci remplit les conditions requises pour accéder à un autre statut.

Paragraphe V: Cotisations
1) Le montant des cotisations est fixé par le conseil de direction avant le début de l'année fiscale et devra être communiqué à tous les chapitres, après approbation par l'assemblée générale.

2) Les cotisations annuelles doivent être payées au cours des trois (3) premiers mois de l'année fiscale allant du premier janvier au trente et un décembre.
3) Un pourcentage des cotisations perçues doit être remis au trésorier du Comité Exécutif par les trésoriers des chapitres régionaux qui doivent fournir une liste des cotisants au Comité exécutif. Le pourcentage est décidé par le conseil de direction, communiqué chaque année à tous les chapitres et réajusté à la discrétion du conseil.
4) Le trésorier du Comité Exécutif fournit une liste de tous les cotisants aux chapitres régionaux respectifs et remet à ces chapitres un pourcentage des cotisations perçues directement. Le pourcentage est décidé par le conseil de direction.
5) Les privilèges du membre, sauf celui d'assister aux réunions, seront suspendus pour non-paiement de la cotisation.
Paragraphe VI : Démission
Une lettre de démission doit être adressée au secrétaire du chapitre ou au secrétaire du comité exécutif central.

 

Paragraphe VII : Sanctions
Les différentes sanctions disciplinaires sont les suivantes: réprimande, suspension avec perte de privilèges, expulsion.
1) Lorsque les activités ou la conduite professionnelle de tout membre peuvent raisonnablement porter préjudice à l'Association, une évaluation des activités ou de la conduite professionnelle peut être demandée par un Chapitre Régional, par le Conseil de direction.
2) Toutes les demandes doivent être faites par écrit, soumises au Comité de Gouvernance et d’Ethique, appuyées par des références aux activités ou la conduite spécifiques qui constituent les motifs de la demande. Le président du Comité de Gouvernance et d’Ethique avise immédiatement le membre par écrit de toutes les demandes reçues par le Comité.
3) Quand une demande d'évaluation ou de mesures correctives d'un membre est reçue, le Comité de Gouvernance et d'Ethique doit se rencontrer rapidement et discuter de la question avant de faire une recommandation au Conseil de direction, le membre en question doit avoir la possibilité de rencontrer le Comité de Gouvernance et d'Ethique. Un procès-verbal de l'entrevue sera rédigé et doit être inclus dans le rapport au Conseil de direction.
4) Le Comité de Gouvernance et d'Éthique publie un rapport écrit et des recommandations sont faites au Conseil de direction dans les trente (30) jours. Les recommandations peuvent être:
• Réprimande
• Suspension avec perte de privilèges
• Révocation de l'adhésion
Les recommandations doivent être communiquées au membre évalué, et il ou elle doit également être avisé trente (30) jours avant les délibérations du Conseil de direction. Le membre évalué doit avoir la possibilité de rencontrer le Conseil de direction.
5) Pour qu’une décision de sanction disciplinaire soit valide, il faut une majorité de 2/3 des membres votants du Conseil de direction.
6) Au plus tard, trente (30) jours après les délibérations du Conseil de direction, le membre évalué doit être informé de la décision du Conseil. Cette décision pourrait:
• Refuser la demande d'action corrective
• Réprimande
• Suspension avec perte de privilèges
• Révocation de l'adhésion

7) Les délais prévus dans les règlements visent à fournir des lignes directrices pour le mode de fonctionnement. Un non respect des délais fixés dans les présentes ne doit pas être un motif valable pour invalider une décision prise.

ARTICLE VI
COMITÉ EXÉCUTIF CENTRAL DE L’A.M.H.E.

Paragraphe I : Corps Administratif
1) Le Comité Exécutif Central de l’AMHE, ci-après désigné le Comité Exécutif assure le fonctionnement général de l'Association et exécute les décisions approuvées par le Conseil de direction et l'Assemblée Générale.

2) Le Comité Exécutif Central s’occupe du calendrier des activités courantes de l’Association.

Paragraphe II : Composition du Comité Exécutif
1) Le Comité Exécutif central est composé de sept (7) membres ou cadres:
• Président
• Président-élu
• Vice-président
• Secrétaire Général
• Secrétaire-Adjoint
• Trésorier
• Trésorier Adjoint

2) Les cadres du Comité Exécutif Central sont également membre du Conseil de direction (article VIII, Paragraphe V .2). Ainsi donc, ils ont les pouvoirs et l'autorité d’administrateurs seulement dans l'accomplissement de leurs fonctions au Conseil d'Administration.

Paragraphe III: Admissibilité
Pour être éligible au Comité Exécutif Central, il faut:
1) Avoir été un membre actif de l'Association pour une période minimale de cinq ans (5) consécutifs.
2) Être en règle au moment de la candidature et au moment de l'élection.
3) Avoir participé à un minimum de deux (2) congrès annuels de l’AMHE au cours des cinq (5) années précédant la présentation de la candidature.
4) Les candidats à la présidence et à la vice-présidence du Comité Exécutif Central devraient avoir précédemment occupé un poste électif au niveau du Comité Exécutif Central ou du Comité Exécutif d'un Chapitre Régional.

Paragraphe IV : Élections
1) Les élections des cadres du Comité Exécutif Central ont lieu au cours du Congrès Annuel.

2) Les élections doivent être organisées par le Comité de Gouvernance et d'Ethique

3) Les candidatures au Comité Exécutif Central doivent être soumises par écrit au Comité de Gouvernance et d'Ethique quarante-cinq (45) jours avant les élections et devrait être validées par celui-ci.
4) La liste des candidats pour le Comité Exécutif Central est publiée quinze (15) jours avant le Congrès Annuel. Dans le cas exceptionnel d’'absence de candidature pour un poste, l'Assemblée Générale décidera.
5) Aucun candidat ne peut appartenir au Comité de Gouvernance et d'Ethique.
6) Les membres du Comité Exécutif Central sont élus au scrutin secret. Une majorité simple des suffrages exprimés est requise pour être élu.
7) Chaque membre votant est autorisé à voter une seule fois.
8) Un membre votant absent peut voter par procuration. Cette procuration doit être signée par le membre absent et par le membre qui la détient. Le président du Chapitre Régional ou son représentant doit également signer la procuration. Un membre ne peut être titulaire que d'une seule procuration.
9) Les cadres nouvellement élus entrent en fonction immédiatement à la fin de l'Assemblée Générale et doivent assumer les tâches qui leur ont été confiées jusqu'à l'élection de leurs successeurs.


Paragraphe V : Durée du mandat des membres du Comité Exécutif Central
1) Les cadres du Comité Exécutif Central sont élus pour un mandat de deux ans.

2) Les cadres du Comité Exécutif Central sont rééligibles à l'exception du président qui est élu pour un mandat de deux ans (2 ans) seulement.

Paragraphe VI : Fonctions
Les membres du comité exécutif central ont le devoir et le pouvoir, selon les règlements, de mener à bien les affaires de l’association et de poursuivre l’atteinte des objectifs généraux.

1) Le Président gère le fonctionnement du Comité Exécutif, convoque toutes les réunions ordinaires; en cas d'urgence, prend toutes les décisions en accord avec le Comité Exécutif; présente les rapports trimestriels et le rapport annuel du Comité Exécutif au Conseil de direction; prépare l'ordre du jour de l'Assemblée Générale. Le Président est membre ex officio de tous les Comités Permanents ou Spéciaux.

2) Le Président-élu est un observateur en attente de son tour de présidence. Il doit être au courant de toutes les actions prises par le Président.

3) Le Vice-président assiste le Président dans l'exercice de ses fonctions et remplace celui-ci en cas d'absence ou d'incapacité. Il/Elle est au courant de toutes les mesures prises par le Président; est en charge du Comité des Statuts et du Congrès Annuel; est au courant de toutes les activités relatives au Congrès et est responsable du Comité Scientifique du Congrès.
Il est aussi responsable du Comité de la formation médicale, des affaires professionnelles et scientifiques.

4) Le Secrétaire général est responsable des archives et des sceaux, dresse les procès verbaux, s’occupe de la correspondance, signe avec le Président les documents légaux. Il/Elle met à jour la liste des membres et est responsable du Comité de l'Information et des Relations Publiques.

5) Le Secrétaire adjoint assiste le Secrétaire général et le remplace en cas d'absence ou d'incapacité. Il/Elle est en charge du site internet; rédige les minutes et est responsable du livre des procédures de l'AMHE qui doit être examiné chaque année par le Comité Exécutif et par le Conseil de direction.

6) Le Trésorier gère les fonds de l'Association, signe les documents financiers. En son absence, le trésorier adjoint le remplace. Il présente le rapport financier annuel à l'Assemblée Annuelle. Il est en charge du Comité des Finances et est dûment responsable du dossier des impôts afin de maintenir le statut d'incorporation en règle.

7) Le Trésorier adjoint assiste le trésorier dans la gestion des fonds et des levées de fonds de l’AMHE et tous les documents relatifs aux finances. Il signe les chèques en cas d’incapacité du trésorier.


Paragraphe VI : Destitution
1) Tout Officier qui perd son statut de membre, qui a une conduite inappropriée quant à l’éthique et l’accomplissement de sa tâche sera destitué.

2) Un cadre peut être destitué lors d’une réunion spéciale du conseil de direction en vertu de l’article V paragraphe VII, par un vote affirmatif des deux tiers (2/3) des membres votants du conseil de direction à cette assemblée.

Paragraphe VII : Démission
Tout cadre du Comité Exécutif Central peut démissionner moyennant un avis écrit au président du conseil de direction ou au président du comité exécutif.

Paragraphe VIII : Postes Vacants
1) Il y a des postes vacants au Comité Exécutif Central suite :
• À la mort, démission ou destitution d’un cadre
• Chaque fois que le nombre d’officiers autorisé est augmenté

2) Touts postes vacants au Comité Exécutif Central en cours de mandat doivent être comblés par le Comité Exécutif dans les trente (30) jours.
3) Le choix d’un nouveau cadre devrait être fait à la prochaine réunion du Comité Exécutif central ou à une assemblée spéciale convoquée à cette fin.

4) Le Comité de Gouvernance et d 'Ethique examine l’admissibilité de tout nouvel Administrateur.
5) Le nouveau cadre exercera ses fonctions pour la durée du mandat restant.
6) En cas de démission, de maladie, de décès ou disqualification du Président du Comité Exécutif Central, le Vice-président du Comité le remplace immédiatement.
7) En cas de démission "en bloc" du Comité Exécutif Central, le conseil de direction doit se réunir immédiatement pour la sélection d'un Comité Provisoire jusqu'au prochain Congrès Annuel.


Paragraphe IX: Généralités.
1) Le Comité Exécutif Central est responsable de l'édition et de la publication du bulletin de l’A.M.H.E2) Le Comité Exécutif Central est responsable de toutes les directives et informations émanant du bureau du secrétariat.
3) Le Comité Exécutif Central reçoit les rapports trimestriels des chapitres régionaux.
4) Le Comité Exécutif Central retient les services professionnels d'une équipe compétente pour l’aider dans sa tâche.
5) En cas d'urgence, le Président, de concert avec les autres membres du Comité Exécutif Central, peut créer un Comité Spécial chargé de travailler et lui faire rapport sur un ou plusieurs problèmes donnés.
6) Les réunions ordinaires du Comité Exécutif Central se tiennent une fois par mois.
7) Le quorum requis pour les réunions du comité exécutif central est de quatre (4) membres.
ARTICLE VII
COMITÉS

Paragraphe I: Comités
1) Pour coordonner ses activités, l’A.M.H.E. peut créer des Comités qui peuvent être permanents ou spéciaux.2) Les membres de ces Comités sont nommés par le Comité Exécutif Central en consultation avec les chapitres Régionaux.
3) Le Président d'un Comité Permanent doit être un cadre du Comité Exécutif sauf pour le Comité de Gouvernance et d'Ethique. Son président est choisi par et parmi les membres de ce même Comité. N’importe quel membre actif, membre associé ou membre honoraire de l'association peut siéger sur un Comité Permanent ou Spécial
a. Un membre du Comité peut être destitué par un vote majoritaire du Comité Exécutif.
b. Sauf avis contraire, les postes vacants sur un Comité doivent être pourvus de la même manière dont la nomination initiale à ces comités a été réalisée. Un poste est vacant lorsqu'un membre du Comité ne peut plus exercer ses fonctions pour une raison quelconque.
4) Un Comité sera composé d'un nombre de membres proportionnel à ses besoins, pas moins que trois (3).

Paragraphe II: Comités Permanents
Les Comités Permanents sont mis en place par le Conseil de direction. Ce sont:
• Le Comité des Statuts.
• Le Comité de Gouvernance et d'Ethique.
• Le Comité des Finances.
• Le Comité de l'Information et des Relations Publiques.
• Le Comité de Formation Médicale, des Affaires Professionnelles et Scientifiques.
• Le Comité des Relations avec Haïti.
• Le Comité de Congrès.
• Le Comité de Recrutement.

1) Comité des Statuts
a. Ce Comité, présidé par le Vice - Président, est responsable de l'application et du respect des règlements.
b. Les membres du Comité ne doivent être en aucun cas tenus personnellement responsables des recommandations faites de bonne foi dans l'exercice de leurs fonctions.
c. Ils reçoivent les requêtes d’amendement des statuts de l'Association et proposent des recommandations au Comité Exécutif Central de toute action nécessaire.

2) Comité de Gouvernance et d'Ethique
a. Ce comité évalue l’admissibilité des membres à l'Association et détermine la validité des candidatures à des postes du Comité Exécutif Central, confirme également la nomination des membres du Conseil de direction.
b. Ce Comité est responsable du processus électoral des membres du Comité Exécutif Central, du Conseil de direction et procède à l'installation des cadres immédiatement après les élections.

c. Ce Comité est chargé d'enquêter sur tout acte dérogatoire au Code de déontologie ou qui entache le prestige de l'Association.
d. Le Comité de Gouvernance et d'Ethique est dirigé par un Président choisi par et parmi les membres de ce Comité.
e. Pour être membre du Comité de Gouvernance et d'Ethique, le membre doit être un membre actif pendant une période de dix (10) ans sans interruption et avoir assisté à au moins un (1) Congrès dans les trois années précédant son élection.
f. Les noms seront soumis à l'Assemblée Générale par le Conseil de direction.

3) Comité des Finances
Le Comité des Finances est présidé par le Trésorier du Comité Exécutif. Il étudie et propose les projets susceptibles d'augmenter les ressources de l'Association.

4) Comité de l'Information et des Relations Publiques
Le comité de l'Information et des Relations Publiques est présidé par le Secrétaire Général. Il établit des contacts avec le public à tous les niveaux : professionnels et non-professionnels. Il est responsable de la publication du Bulletin au moins deux fois par an.

5) Comité de la Formation Médicale, des Affaires Professionnelles et Scientifiques
Ce Comité est présidé par le Vice-président. Il met en place le programme d'activités éducatives et culturelles de l'Association avec la collaboration des Chapitres Régionaux. Il est responsable de la planification des programmes scientifiques et des présentations scientifiques dans le cadre du Congrès Annuel. Il facilite, encourage et coordonne les travaux et rapports scientifiques sous les auspices de l'Association. Il est responsable de la publication de l’AMHE, de la revue scientifique qui sera publiée au moins deux fois par an.

6) Comité de Relations avec Haïti
Le Comité de Relations avec Haïti est sous la supervision directe du Président du Comité Exécutif. Ses membres sont des anciens ou actuels cadres du Comité Exécutif Central, ancien ou actuel membre des chapitres locaux ou membres honoraires désignés par le Président. Ce Comité maintient des contacts permanents avec Haïti, spécialement au niveau médical. Le Comité supervise les activités des deux sous-comités:
a. Mission de Secours Médical de l’A.M.H.E. avec un siège nommé par l’organisme de surveillance.
b. Mission de professeurs associés à la Faculté de médecine ou au niveau universitaire.
7) Comité de Congrès
Le Comité de Congrès, présidé par le Vice-président, se compose:
• Du Président des Affaires Scientifiques et Educatives du Comité Exécutif Central.
• Du Trésorier du Comité Exécutif Central.
• Du Président de Congrès ou le délégué d’un Chapitre.
• De trois membres actifs qui ont participé à l'organisation de Congrès antérieurs.

8) Comité de Recrutement.
Le Comité de Recrutement est le comité d’adhésion de l’AMHE. Il est dirigé par le Président du Comité Exécutif Central. Les membres de ce Comité sont les Présidents des différents Chapitres. Son rôle est:
• De coordonner la recherche de nouveaux membres.
• De recueillir et de transmettre leurs préoccupations et/ou leurs recommandations.
• De fournir un cadre pour les nouveaux chapitres régionaux
• De publier un répertoire de tous les membres de l'Association.

Paragraphe III: Comités Spéciaux
1) En cas d'urgence, le Président, de concert avec les autres Membres du Comité Exécutif, peut créer un Comité Spécial chargé de travailler et de lui faire rapport sur un ou plusieurs problèmes spécifiques.

2) Un Comité Spécial devra limiter ses activités à la réalisation de la tâche nécessitant et justifiant sa création. A l’échéance de la mission assignée, cet ad-hoc Comité est dissous.

ARTICLE VIII
CONSEIL DE DIRECTION

Paragraphe I : Pouvoirs
1) Sous réserve des dispositions de la loi concernant les organismes à but non lucratif et la limitation dans les statuts et les règlements liés à l'action qui doit ou peut être prise ou approuvée par les membres de cette corporation, les activités et les affaires de l’AMHE ainsi que tous les pouvoirs sont exercés par ou sous la direction du Conseil de direction.

2) Le pouvoir d'interpréter les statuts et les règlements administratifs de la corporation incombe au Conseil de direction.

Paragraphe II : Composition.
Le Conseil de direction de l’A.M.H.E. est constitué par des Membres Généraux et les six membres votants du Comité Exécutif. Le président sortant ainsi que le président élu siègent au Conseil de direction en tant que membres sans droit de vote. Les membres honoraires peuvent être nommés au Conseil de direction sans droit de vote. Les membres votants au Conseil de direction doivent être au moins quinze (15).
• Un (1) Membre élu par chaque Chapitre actif de l’AMHE comptant moins de trente (30) membres actifs.
• Deux (2) Membres élus par chaque Chapitre actif de l’AMHE comptant trente (30) membres actifs ou plus.
• Sept (7) Membres élus par l'Assemblée Générale
• Les six membres votants du Comité Exécutif Central.

Paragraphe III : Admissibilité des Membres du Conseil de direction dans son ensemble
1) Un Membre du Conseil de direction élu par un chapitre actif de l’AMHE
a. Le Comité Exécutif du chapitre actif soumet au Comité de Gouvernance et d'éthique le nom de l'administrateur élu.
b. Pour être élu Membre du Conseil de direction par un chapitre actif, le membre doit être un membre actif pendant au moins cinq (5) années consécutives et il ou elle doit avoir participé à au moins deux congrès annuels de la A.M.H.E. au cours de ces cinq (5) ans.

2) Administrateur élu par l'Assemblée Générale
a. Le Comité de Gouvernance et d'Ethique sélectionne et soumet les noms des administrateurs possibles à l'Assemblée Générale.
b. Pour être choisi comme candidat au poste de membre du Comité d’Administration par le Comité de Gouvernance et d'Ethique, le membre doit être actif pendant au moins dix (10) années consécutives et il ou elle doit avoir assisté à au moins un (1) Congrès Annuel de l’AMHE au cours des trois (3) dernières années.

3) Le Conseil de direction est composé de membres spéciaux, de membres d'honneur connus comme «membres permanents» nommés par l'Assemblée Générale.
a. Les membres d'honneur sont des médecins, dentistes, podologues ou chiropraticiens qui sont reconnus pour leurs contributions remarquables ou leurs services exceptionnels à l'Association.
b. Les membres d’honneur du Conseil de direction assistent aux réunions du Conseil et effectuent toutes les fonctions qui leur sont confiées par le conseil au besoin.
c. Les membres d’honneur n’ont pas le droit de vote aux réunions du Conseil de direction.

Paragraphe IV : Élection des Membres du Conseil de direction.
1) Un Membre du Conseil élu par un Chapitre actif de l’AMHE: Chaque Chapitre Régional actif élit ses Membres du Conseil de direction au moins quinze (15) jours avant l'Assemblée Générale. Le ou les nom (s) sont soumis au Comité de Gouvernance et d'Ethique.

2) Membres du Conseil de direction élus par l'Assemblée Générale: Les élections des candidats présentés par le Comité de Gouvernance et d'Ethique doivent avoir lieu à l'Assemblée Générale lors du Congrès Annuel.
3) Les membres du Conseil de direction nouvellement élus et ceux qui sont élus par les Chapitres entrent en fonction immédiatement à la fin de l'Assemblée Générale, et doivent assumer les tâches qui leur ont été confiées jusqu'à l'élection de leurs successeurs.

Paragraphe V : Durée du mandat des Membres du Conseil de direction
1) Les Membres du Conseil de direction sont élus pour un mandat de trois (3) ans et sont rééligibles pour un maximum de deux (2) mandats consécutifs. Un Membre du Conseil de direction qui a complété deux (2) mandats consécutifs complets doit attendre au moins un an avant d’être éligible à nouveau au Conseil de direction. Cependant un membre du Conseil de direction qui a complété deux (2) mandats consécutifs peut occuper une autre fonction au Conseil de direction.

2) Les Membres du Comité Exécutif Central siègent au Conseil de direction simultanément en tant qu’Officiers de ce Comité (article VI, paragraphe II).

Paragraphe VII : Fonction des membres du Conseil de direction
1) Généralités
a. Le Conseil de direction a la responsabilité juridique de la gestion des fonds et des opérations de l’AMHE. Il reçoit les rapports du Comité Exécutif tel que spécifié dans les règlements.
b. Le Conseil de direction dispose de pouvoirs spécifiques comme l'approbation des règlements et constitutions de toutes les filiales de l’Association.
c. Le Conseil de direction a le devoir aussi précis :
• De veiller à ce que l'Association fonctionne d'une manière conforme à son statut d’organisme exonéré d'impôt.
• De veiller à ce que tout partenariat ou accord avec d'autres organisations sont conformes aux statuts écrits, sont correctement enregistrés et ne sont pas en conflit d’intérêt.

2) Il est du devoir des membres du Conseil de direction de :
a. Effectuer toutes les tâches qui leur incombent collectivement ou individuellement par la loi, par les statuts d’incorporation de l’AMHE, ou par les présents règlements.
b. Se réunir aux moments et aux endroits requis par ces règlements.
c. Enregistrer leurs adresses valides avec le secrétaire de l’Association. Les avis de convocation sont envoyés par la poste à ces adresses.

3) Aucun membre du Conseil de direction ne peut recevoir de rémunération pour les services en tant que tel, sauf que ses frais raisonnables de dépenses engagés dans le cadre de sa fonction peuvent être remboursés.

 

Paragraphe VIII : Les Officiers du Conseil de direction.
1) Les Officiers du Conseil d'Administration sont: un Chairman, un vice -Chairman, un Secrétaire .Tous les Officiers sont élus par le Conseil parmi ses membres à sa réunion ordinaire au Congrès Annuel de l’AMHE et entrent en fonction immédiatement et restent en fonction jusqu'à l’élection de leurs successeurs. Le Chairman, le vice-Chairman et le Secrétaire sont rééligibles dans leur fonction.

2) Les membres du Conseil de direction dans son ensemble sont les seuls élus du Conseil de direction.

3) Le Chairman préside toutes les réunions du Conseil de direction et est membre d’office de tous les Comités du Conseil de direction. Au cours de son mandat, le Chairman ne peut occuper aucun autre poste à un comité de l’AMHE.

4) Le vice-Chairman assure la direction en l'absence du Chairman et conformément assume le pouvoir et l'autorité du Chairman. Au cours de son mandat, le vice-Chairman ne peut occuper aucun autre poste à un Comité de l'AMHE.

5) Le Secrétaire est responsable de la préparation, l'envoi de tous les avis appropriés, il agit en qualité de dépositaire de tous les documents et rapports du Conseil de direction et est responsable de la tenue adéquate des procès-verbaux et d'autres dossiers de toutes les réunions du Conseil de direction. Au cours de son mandat, le Secrétaire ne peut pas occuper une autre position à un Comité de l’AMHE.

6) Le Chairman sortant du Conseil de direction, s'il n'est pas élu Membre du Conseil, peut être un Conseiller sans droit de vote.

Paragraphe IX: Réunions.
Les réunions se tiennent à des endroits désignés par résolution du Conseil de direction.
1) Réunions régulières
a. Les réunions régulières du Conseil de direction se tiennent au moins une fois par trimestre, mais peuvent être plus fréquentes en fonction des besoins de l’Association. Les membres du Conseil de direction décident d'un calendrier de réunion. Toutes les réunions sont ouvertes à tous les membres et le grand public.
b. Au cours de ses réunions ordinaires, le Conseil de direction reçoit les rapports du Comité Exécutif. Ces rapports portent sur les activités de ce Comité et les activités des différents chapitres régionaux.
c. Toute résolution prise par le Conseil de direction lors de cette réunion doit être appliquée par le Comité Exécutif jusqu'à la réunion de l'Assemblée Générale.
2) Réunion Annuelle
a. La Réunion Annuelle du Conseil de direction se tient au cours du Congrès Annuel de l’AMHE à la date et lieu désignés par le Chairman du Conseil de direction.
b. Lors de sa Réunion Annuelle, le Conseil de direction reçoit les rapports du Comité Exécutif Central. Ces rapports portent sur les activités de ce Comité, et les activités des différents Chapitres Régionaux.
c. Toute résolution prise par le Conseil de direction est soumise à l'Assemblée Générale et doit être prise en considération (ARTICLE XI, 3).

3) Réunions spéciales
Des réunions spéciales du Conseil de direction peuvent être convoquées par le Chairman, ou à la demande écrite d'au moins un tiers (1/3) des membres du Conseil de direction. Un préavis d'au moins sept (7) jours par écrit doit être envoyé aux membres indiquant la raison de la convocation spéciale.

4) Les réunions d'urgence
Dans le cas d'une situation d’urgence nécessitant une action immédiate, le Chairman du Conseil de direction peut convoquer une réunion du Conseil par avis verbal ou par courriel dans le but d’agir immédiatement. Cet avis doit indiquer la date, l'heure et le lieu de la réunion et les raisons de l'urgence.

5) Séances à huis-clos du Conseil de direction
a. Toutes les séances à huis-clos du Conseil de direction sont interdites à toute personne qui n'est pas membre du Conseil de direction.
b. Une séance à huis-clos peut être tenue pendant une réunion régulière, spéciale ou urgente mais aucune action officielle ne peut être prise lors de cette rencontre.
c. Une séance à huis-clos ne peut être tenue que sur un vote majoritaire affirmatif des membres présents du Conseil de direction.

6) Présence et quorum pour les réunions
a. La participation à toutes les réunions du Conseil par ses membres est obligatoire. Toute absence d'un membre qui a reçu un avis approprié de la dite réunion doit être justifiée par le Chairman. Les membres du Conseil de direction peuvent participer à une réunion du Conseil ou d'un Comité du Conseil de direction au moyen d'une conférence téléphonique ou de communication électronique similaire, permettant la communication entre tous les membres.
b. À toutes réunions du Conseil de direction, la majorité absolue des membres votants constitue le quorum pour la réunion.

c. Aucun point ne sera débattu par le Conseil de direction à toute réunion ou le quorum n'est pas atteint.

7) L’action de la majorité, l’action du Conseil
Tout acte posé ou décision prise par la majorité des membres présents à toute réunion dûment tenue avec quorum sont ceux du Conseil de direction, à moins que les statuts d’incorporation ou les règlements de l’Association ou des dispositions de la corporation à but non lucratif où les lois exigent un plus grand pourcentage de vote pour l'approbation d’un point par le Conseil de direction.

8) Tenue des réunions
a. Les réunions du Conseil de direction sont présidées par le chairman ou en son absence, par le vice-chairman. Les règles de procédure Robert, révisées sont utilisées dans la conduite des réunions.
b. Les procès-verbaux des réunions du Conseil de direction et de ses comités doivent être dûment enregistrés, approuvés par le Conseil, et conservés. Sauf pour les séances à huis-clos comme prévu au paragraphe IX.5 du présent article. Les procès-verbaux de toutes les réunions doivent être disponibles pour les membres.
c. Toutes les réunions du Conseil de direction de l’AMHE sont ouvertes aux membres de l'Association. Toutefois, seuls les officiers peuvent participer aux délibérations, sauf pour les cas prévus par les statuts.
d. Si un membre désire s'adresser au Conseil de direction, ce privilège ne sera pas refusé à condition que la requête soit adressée au Chairman ou au Secrétaire du Conseil quinze (15) minutes avant le début de la réunion.

Paragraphe X : Destitution
1) Tout Officier peut être destitué pour perte de son statut de membre, pour inconduite, pour manquement à l’éthique ou pour avoir failli à ses tâches dans l’exécution de ses fonctions.

2) Tout Officier peut être destitué lors d'une réunion extraordinaire du Conseil de direction selon les procédures (article V, paragraphe VII) par un vote affirmatif des deux-tiers (2/3) des membres votants du Conseil de direction à cette Assemblée.

Paragraphe XI: Démission
1) Tout membre du Conseil peut démissionner en donnant un avis écrit au Chairman ou au Secrétaire. La démission prend effet immédiatement.



2) La démission du Président du Comité Exécutif Central met fin à son mandat en tant que membre du Conseil de direction. La démission prend effet immédiatement.

Paragraphe XII: Vacances
1) Les postes vacants au Conseil de direction peuvent exister:
a. Au décès, démission ou destitution d'un Membre du Conseil de direction.
b. Chaque fois que le nombre des membres du Conseil est augmenté.

2) Les postes vacants au Conseil de direction doivent être comblés comme suit:
a. Un membre du Conseil de direction nommé par un chapitre actif par un autre de ce chapitre. Un nouveau membre du Conseil de direction doit être élu lors de la prochaine réunion du chapitre ou à une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin.
b. Un Membre du Conseil nommé par l'Assemblée Générale par un membre élu par la majorité des membres du Conseil de direction.
c. Le Président du Comité Exécutif Central par son remplaçant.

3) Les nouveaux élus complètent la fin du mandat restant.

Paragraphe XIII: Non-responsabilité des Membres du Conseil de direction
Les administrateurs ne sont pas personnellement responsables des dettes, du passif ou d'autres obligations de l’Association. Une assurance-responsabilité civile couvre tous les membres du Conseil de direction.

Paragraphe XIV: Les Comités
1) Des Comités Spéciaux sont nommés pour des tâches spécifiques justifiées par les circonstances. Les activités de ce comité spécial se limitent à l'accomplissement de la tâche indiquée dans les limites expressément autorisées par décision du Conseil de direction. À la fin de la tâche, ce comité spécial devient caduc.

2) Le Comité est composé d'au moins trois (3) à cinq (5) membres du Conseil de direction. Le Chairman du Conseil de direction désigne le président de chaque comité.

3) Les procès-verbaux de toutes les réunions du Comité doivent être dûment enregistrés et conservés.

Paragraphe XV: Conflits d'intérêts
Tout conflit d'intérêts doit être revu et corrigé immédiatement par le Conseil de direction.

ARTICLE IX
DES RÉUNIONS ET QUORUM

Paragraphe I: Réunions régulières
1) Assemblée Générale
L’Assemblée Générale se réunit une fois (1) par an à la fin du Congrès Annuel. Le quorum nécessaire pour valider toute décision sera de vingt (20) membres avec droit de vote, en plus des membres du Comité Exécutif Central.

2) Le Conseil de direction
Il se réunit quatre (4) fois par an. La réunion tenue lors du Congrès est la réunion annuelle du Conseil de direction. L'avis de convocation à ces réunions sera envoyé quinze (15) jours avant la date fixée pour la réunion. Le quorum nécessaire est la majorité absolue des membres votants du Conseil de direction.

3) Le Comité Exécutif
Il se réunit une fois par mois et au besoin. Un calendrier des réunions régulières doit être présenté par le président 30 jours après l'élection de son comité et approuvé par les membres de ce comité. Le Comité Exécutif se réunit également à la demande de l'une des commissions permanentes ou spéciales, de l'un des chapitres régionaux et du Conseil de direction. L'avis de convocation sera envoyé quinze (15) jours avant la date fixée pour la réunion. Le quorum nécessaire pour valider toute décision est de quatre (4) membres de ce comité.

4) Les Comités Spéciaux et Permanents
Ils se réunissent à la demande de leurs présidents. L'avis de convocation sera envoyé (15) jours avant la date fixée pour la réunion. Une majorité des Membres de ces Comités constitue le quorum.

Paragraphe II: Réunions Extraordinaires
1) Des réunions extraordinaires du Conseil de direction peuvent être convoquées par le Chairman ou à la demande écrite d'au moins un tiers (1/3) des membres. Un avis par écrit d'au moins quinze (15) jours stipulant la raison et l’agenda de cette réunion sera envoyé à tous les membres du Conseil de direction.

2) Lors d'une réunion extraordinaire aucun autre point ne peut être débattu à part celui mentionné dans l’avis de convocation.

Paragraphe III: Généralités
1) Les réunions de l'Assemblée Générale sont convoquées par le Comité Exécutif Central. Elles sont dirigées par le Président et le Secrétaire Général du Comité Exécutif Central.

2) Les réunions du Conseil de direction sont convoquées par le Chairman du Conseil de direction. Elles sont dirigées par le président et le secrétaire du conseil de direction.

3) Les réunions du Comité Exécutif Central sont convoquées par le Président du Comité Exécutif. Elles sont dirigées par le Président et le Secrétaire Général du Comité Exécutif.

4) Les réunions des Comités Permanents ou Spéciaux sont convoquées et présidées par leur Président respectif.
5) Les réunions peuvent se tenir par conférence téléphonique ou électronique permettant la communication et l’interaction entre tous les participants.

6) L’ordre du jour des réunions, que ce soit l'Assemblée Générale, le Conseil de direction ou le Comité Exécutif s’établit comme suit:
• Appel nominal
• Avis de convocation de la réunion
• Lecture des procès-verbaux de la réunion précédente
• Correspondance
• Rapport des officiers
• Rapport des comités
• Affaires pendantes
• Affaires nouvelles
• Questions d'intérêt général
L’ordre du jour d'une réunion peut être modifié par le vote majoritaire des membres présents. Les questions prioritaires à débattre seront décidées par le président de la réunion.

7) Une liste des membres à jour sera disponible à toute réunion de l'Assemblée Générale et sera produite à la demande d’un membre.

8) Les procès-verbaux de toutes les réunions: Assemblée Générale, Comité Exécutif, Conseil de direction, Comités Permanents et seront dûment enregistrés et conservés. Les copies de ces procès-verbaux sont signés et soumis au Comité Exécutif, au Conseil de direction et aux Présidents des chapitres au plus tard (7) jours après les réunions.

9) Les procès-verbaux devront inclure:
• La date, l'heure et le lieu de la réunion.
• Les noms des membres présents.
• Toutes les propositions, motions, le nom des proposeurs et des supporteurs des résolutions, ordonnances et mesures proposées.
• Les résultats de tous les votes.

Paragraphe IV: Les procédures
En l'absence de toute disposition contraire à l'action proposée, toutes les réunions de l’Association doivent être menées selon les règles et les usages parlementaires tels que ceux décrits dans la plus récente édition des Règles de procédure Robert. Un livre de procédures permettra aux chapitres de s’y familiariser.

ARTICLE X
CHAPITRES RÉGIONAUX

1) Le Chapitre Régional est l'entité de base de l'Association. Le Chapitre Régional prépare et adopte ses statuts, ses règlements en accord avec ceux de l'AMHE, lesquels doivent être approuvés par le Conseil de direction.
Son organisation interne est laissée à la discrétion de ses membres.

2) Le Chapitre Régional est constitué d'un minimum de dix (10) membres réunis au sein d'une unité géographique (pays, état, province, ville, etc.) et dirigé par des représentants choisis lors d’un processus électoral. La répartition par unité géographique est réglementée par le Conseil d'Administration.

3) Le Chapitre Régional est dirigé par un président désigné comme délégué principal de ce Chapitre Régional de (unité géographique).

4) Un Chapitre Régional de l’A.M.H.E. est considéré comme actif quand ce Chapitre tient au moins cinquante (50) pour cent de ses réunions annuelles exigées par les statuts. Les procès-verbaux des réunions tiennent lieu de preuve. Un chapitre se réunit au moins quatre (4) fois par an.

5) Chaque Chapitre Régional actif élit un membre du Conseil de direction (article VIII, paragraphe IV)

6) Le Chapitre Régional doit respecter les statuts et les règlements professionnels du pays où il est établi.

7) Un pourcentage des recettes provenant de cotisations annuelles des membres sera remis au Trésorier du Comité Exécutif au plus tard quinze (15) jours avant la Réunion Annuelle du Conseil de direction. Ce pourcentage est fixé par le Conseil de direction (article V, paragraphe V).

8) Le Chapitre Régional reçoit du Trésorier du Comité Exécutif un pourcentage des cotisations annuelles collectées directement des membres de ce Chapitre. Ce pourcentage est fixé par le Conseil de direction (article V, paragraphe V).

9) Les rapports des activités des Chapitres Régionaux doivent être préparés et présentés à chaque réunion trimestrielle au Comité Exécutif Central, à l'Assemblée Générale et aussi lors que requis par le Conseil de direction.

ARTICLE XI
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

1) L’Assemblée Générale est l'instance suprême de l'Association. Ses décisions sont finales sous réserve des restrictions contenues dans ce document et dans les statuts.

2) La réunion de tous les membres est appelée: Assemblée Générale. Elle se tient une fois par an lors du Congrès Annuel.

3) L'Assemblée Générale reçoit toutes les résolutions discutées et adoptées avec recommandations ou non par le Conseil de direction. L'Assemblée Générale ratifie ou rejette les résolutions. Toutefois, toute résolution prise par le Conseil de direction peut être annulée par un vote des deux-tiers (2/ 3) des membres votants de l'Assemblée Générale.

4) Les élections des officiers du Comité Exécutif Central, des membres du Conseil de direction, soumis par le Comité de Gouvernance et d’Ethique, ont lieu au cours de l'Assemblée Générale. Contrairement au vote par procuration, un vote par courrier validé par le sceau d'un notaire est considéré comme légal.

5) Le quorum nécessaire pour valider les décisions de l'Assemblée Générale est la majorité de vingt (20) membres votants en plus des membres du Comité Exécutif Central.

6) Le Président et le Secrétaire du Comité Exécutif Central dirigent l'Assemblée Générale.

ARTICLE XII
CONGRÈS ANNUEL

1) L’A.M.H.E. réunit tous ses membres une fois par an pour discuter de ces objectifs scientifiques, académiques, sociaux, administratifs et culturels. Cette réunion est désignée sous le nom de "Congrès Annuel".

2) Le Conseil de direction se réunit à l'occasion du Congrès Annuel. Le Comité Exécutif Central soumet son rapport. Le Conseil de direction vote les résolutions et les présente par écrit à l'Assemblée Générale.

3) Le Comité Exécutif Central est l'organisateur et est ultimement responsable du Congrès Annuel. Il en détermine le lieu, la date, la durée et le thème du Congrès.

4) Le Comité Exécutif Central désigne le lieu pour la tenue de deux (2) prochains Congrès pour les deux (2) ans à venir.

5) Le lieu, la date, la durée et le thème du Congrès doivent être discutés et approuvés par l'Assemblée Générale.

6) Le Comité Exécutif Central peut désigner un Chapitre Régional pour mener, sous son contrôle, les activités du Congrès. Un contact étroit avec le Comité du Congrès, du Comité Exécutif Central est exigé du Chapitre désigné. Conséquemment, tous les contrats doivent être approuvés par le Comité Exécutif Central.

 

ARTICLE XIII
La FONDATION AMHE

La Fondation AMHE est un organisme de bienfaisance sans but lucratif créé par l'AMHE pour mener à bien sa mission philanthropique qui est de promouvoir la santé, l'éducation et le bien-être des communautés haïtiennes à l'étranger et en Haïti.
1) La Fondation AMHE comporte deux (2) branches situées, une (1) au Canada et une autre (1) aux États-Unis. Elle est dirigée par un Conseil de direction.

2) La Fondation adopte des statuts, des règlements ou des lois soumis à l'approbation du Conseil de direction pour la protéger.

3) Un rapport des activités de la Fondation doit être préparé et soumis régulièrement tel que requis par le Comité Exécutif Central.

ARTICLE XIV
AVIS & AMENDEMENTS

Paragraphe I : Avis
1) Tous les avis, toutes les directives et dispositions de l'Association au niveau du Comité Exécutif Central sont à la charge exclusive de ce Comité.

2) Les avis peuvent être envoyés directement aux membres à leur présente adresse ou par l'intermédiaire du Comité Exécutif Central de leur Chapitre Régional.

Paragraphe II: Amendements.
Les articles de ces règlements généraux peuvent être amendés ou supprimés par l'Assemblée Générale.
1) Tout membre actif peut soumettre sa requête par écrit au Comité des Statuts.

2) Le Comité des Statuts doit examiner l'article ou les articles ciblés pour la modification ou la suppression.

3) Toute requête d’amendement ou de suppression doit être accompagnée d’une proposition ou justification écrite.

4) Toute proposition d’amendements ou de suppression doit être communiquée aux différents Chapitres pour discussion. Les recommandations doivent être présentées au Comité des Statuts dans un délai de trois (3) mois après.

5) Les amendements ou propositions de suppression et les recommandations sont présentés au Comité Exécutif Central.

6) Le Comité Exécutif Central doit présenter l'amendement ou la proposition de suppression et les recommandations au Conseil de direction lors de leur réunion annuelle.

7) Pour être validé, un amendement ou une proposition de suppression doit être adopté à la majorité de deux-tiers (2/3) des membres votants du Conseil de direction.

8) La copie écrite des décisions du Conseil de direction doit être présentée à l'assemblée générale (article VIII, paragraphe IX. 2). L'assemblée générale pourrait :
a. Adopter de l'amendement ou la proposition de suppression.
b. Rejeter l'amendement ou la proposition de suppression avec des recommandations au comité des statuts.
c. Rejeter l'amendement ou la proposition de suppression sans recommandations.

9) Pour être validé, un amendement ou une proposition de suppression doit être adopté à la majorité des deux-tiers (2/3) des membres votants de l'Assemblée Générale.

Paragraphe III: Entrée en vigueur de l'adoption des Statuts.
Après adoption par l'Assemblée Générale, ces règlements entrent en vigueur suite au vote de l'Assemblée Générale. Ils remplacent entièrement tous les règlements précédents, résolutions, règlements administratifs ou autres documents constitutifs qui peuvent avoir été précédemment adoptés par l'Assemblée Générale.

ARTICLE XV
DISSOLUTION

En cas de dissolution, le Conseil de direction est l'instance responsable. Après paiement de toutes les dettes et obligations, le Conseil de direction doit transférer tous les actifs de l'AMHE à des organisations œuvrant exclusivement à des fins charitables, éducatives ou scientifiques.

 

English version

 

BY-LAWS OF THE
ASSOCIATION OF HAITIAN PHYSICIANS ABROAD
(A.M.H.E., INC.)

Revised by the By-laws Committee in May 2011
Joseph Pierre-Paul Cadet, M.D.
Henriot St-Gérard, M.D.
Louis-Joseph Auguste, M.D.
André Muzac, M.D.
Karl Latortue, M.D.


Mission....................................................... 3
Name (Article I).......................................... 3
Objectives of the Association (Article II)..... 3
Address (Article III)..................................... 4
General Organization (Article IV)............... 4
Membership (Article V).............................. 6
Central Executive Committee (Article VI)... 10
Committees (Article VII)............................. 14
Board of Trustees (Article VIII)................... 18
Meetings and Quorum (Article IX).............. 24
Regional Chapters (Article X).................... 27
General Assembly (Article XI).................... 28
Annual Convention (Article XII).................. 28
AMHE Foundation (Article XIII)................... 29
Notices and Amendments (Article XIV)....... 29
Dissolution (Article XV).............................. 30

 


A.M.H.E.
Mission Statement

Above all else, the A.M.H.E. is committed to serve the interests of its members, and to address the medical needs and concerns of the Haitian community abroad and at home.
In recognition of this commitment, the A.M.H.E. will strive to provide the members with professional information to benefit their practice, and to improve the health and welfare of their communities, the Haitian community in particular.

ARTICLE I

NAME


The Association should be identified as follows:
Association of Haitian Physicians Abroad, Incorporated (A.M.H.E, Inc.)
(Association des Médecins Haïtiens à l’Etranger)

ARTICLE II

OBJECTIVES OF THE ASSOCIATION


1) To promote medical science among Health care professionals of Haitian origin or others
interested in Haitian health issues.

2) To defend the interests of physicians, dentists and other allied health professionals
abroad in their respective communities.

3) To offer its members the opportunity to participate in social, educational and cultural
activities.

4) To strengthen bonds between Haitian physicians, dentists and other Allied Health
Professionals residing outside of Haiti and to assist them in the organization of their
professional life.

5) To encourage its members to maintain contacts with the schools of medicine, the schools
of dentistry, other medical associations and the entire medical community in Haiti and
abroad for the purpose of assisting them.

ARTICLE III

ADDRESS


The official addresses of the A.M.H.E. are:
1166 Eastern Parkway, Brooklyn, New York, 11213
www.AMHE.org

ARTICLE IV

GENERAL ORGANIZATION

Section I 
Components

The Association is composed of:
•    The membership
•    The Central Executive Committee
•    A Board of Trustees
•    The Regional Chapters
•    The General assembly
•    The AMHE Foundation

Section II  Finances

1)  The funds of the Association shall consist of:
o    Regular dues of the members
o    Gifts
o    Possible legacies
o    Proceeds from profitable activities
o    Grant funding for special or specific projects with or without the Foundation

2)   The funds of the Association shall be allocated:
o    To run the expenses of its operations
o    To a reserve fund
o    To various projects voted by the General Assembly
o    To facilitate or to develop grant-funded projects

3)   The Association shall have a bank account in its name. Withdrawals of funds are
signed by the treasurer, the assistant-treasurer and in extremis by the president.

4)    The treasurer shall manage the finances of the Association and shall present an
annual accounting report to the General Assembly.

5)    Management of the finances shall be under the control of the Executive
Committee and should be reported, on a quarterly basis, to the Board of Trustees.

6)   The Executive Committee shall be collectively responsible for managing the
funds of the Association before the Board of Trustees and before the General
Assembly.

7)    The expenditures of the Association shall be established on the basis of the budget
prepared within 60 days after the appointment of the new Executive committee, voted
and approved shortly thereafter by the Finance committee. At the annual convention,
this budget shall be submitted to the Board of Trustees and to the General Assembly.

Section  III   Generalities

1) No part of the net earnings of the Association shall inure to the benefit of, or be
distributed to its trustees, officers or other private persons. However, the Association
shall be authorized and empowered to make reasonable reimbursement to said persons
for expenses incurred in furtherance of the purpose set forth in these By-laws.

2) No part of the activities of the Association shall be devoted to participate in any political
campaign for or against any candidate for public office; nor shall the Association
engage in any activities not permitted to be carried out by an organization exempt from
federal income tax under Section 501 © (3) of the Internal Revenue Code of 1954 (or the
corresponding provisions of any future United States Internal Revenue laws).

3) The AMHE shall have and continue to have the status of an organization which is
exempt from federal tax under Section 501 © (3) of the Internal Revenue Service Code
of 1954 and these by-laws shall be construed accordingly and all powers and activities
hereunder shall be granted and limited accordingly. Notwithstanding anything herein to
the contrary, the trustees and officers shall have the power to take such action as
necessary to continue to conform with said Internal Revenue Code.

4 ) The AMHE shall exert its authority in recruiting experts or consultants
to meet the grant requirements fixed by the Internal Revenue Service guidelines.

5)  Upon the dissolution of the Association and after payment of just debts and
liabilities, the Board of Trustees shall dispose of all assets of the AMHE in
such manner or to such organizations operated exclusively for charitable,
educational or scientific purposes.

ARTICLE V

MEMBERSHIP

Section  I
  Nature of the membership

Membership of the A.M.H.E. is a privilege which may be extended only to those who
can continuously meet the qualifications, standards and requirements set forth in these
By-laws. Membership is duly recognized by an Identification card which is the
property of the A.M.H.E.

Section  II  Categories of membership

The Association includes 4 categories of members:
o    Active members
o    Associate members
o    Affiliate members
o    Honorary members

1)-  Active member
Any physician (M.D. or D.O.), dentist of Haitian origin and holder of a practical medical
license from an accredited university can be an active member of the A.M.H.E. The
member may be currently practicing, or may be retired.

2)- Associate member
Any graduate physician (M.D. or D.O.), dentist, of Haitian origin and not holder of a practical medical license; other physician and licensed Health Care Professional (chiropractor, podiatrist, nurse practitioner, physician assistant, pharmacist) regardless of the origin, can be an associate member.

3)- Affiliate member
Any person working in the health care field, regardless of the origin, medical and dental students included, desiring to promote the objectives of the AMHE can be an affiliate member.

4)-  Honorary member
The qualification of honorary member is conferred by the Board of Trustees upon an individual who has contributed to the advancement of medical science, to the welfare of the Haitian community or to the advancement of the Association in an extraordinary manner.

Section III  Privileges

1) – Active members
o    shall pay annual dues
o    shall attend the meetings of the Association
o    have the right to vote
o    have the right to be elected officers of the Central Executive Committee
o    have the right to be elected as directors on the Board of Trustees
o    have the right to AMHE benefits package.

2) – Associated Members
o    shall pay annual dues
o    shall attend the meetings of the Association
o    shall  have the right to vote
o    shall not have the right to be elected officers of the Central Executive Committee
o    shall not have the right to be elected as directors on the Board of Trustees
o    can participate in different committees of the A.M.H.E.
o    have the right to AMHE benefits package

3) – Affiliate members
o    shall not pay annual dues
o    shall attend the meetings of the Association
o    shall not have the right to vote
o    shall not have the right to be elected officer of the Central Executive Committee
o    can participate in different sub-committees of the Chapters.

4) – Honorary members
o    shall not pay annual dues
o    shall attend the meeting of the Association by invitation
o    shall not have the right to vote
o    shall not have the right to be elected officer of the Central Executive Committee
o    can execute specific functions or tasks assigned by the officers of the chapters or of the Central Executive Committee of the A.M.H.E.

Section IV Application

The application form shall be in writing, shall be signed by the applicant and shall
be submitted to the regional Chapter of the A.M.H.E.. The applicant who resides
outside the jurisdiction of a regional Chapter should make his application to the
secretary of the Central Executive Committee. The application form shall include but is not
necessarily limited to the following:

1)    Acknowledgment and agreement
A statement that the applicant has received and read the By-laws of the Chapter, the By-laws of the Association and that he or she agrees to be bound by the terms thereof in all matters relating to consideration of his or her application.

2)    Qualifications
a.    Detailed information concerning the applicant including affirmative pledges in satisfaction of the basic qualifications specified in Article V, Section II and any additional qualifications specified herein for the particular membership status for which he or she is applying.
b.    Upon acceptance, the new member shall pay the dues – if any – to the treasurer of the regional Chapter or to the treasurer of the Executive Committee.
c.    The membership is for one year automatically renewable except in case of nonpayment of the dues, resignation, disciplinary sanctions.
d.    The membership status shall change any time the requirements for any other status are met.

Section V Dues

1) -     The amount of the dues shall be decided by the Board of Trustees before the fiscal
year and shall be communicated to all chapters, after approval by General Assembly.

2) -     The dues shall be collected during the first three (3) months of the fiscal year. The
fiscal year shall extend from January first to December thirty first.

3) -     A percentage of the collected dues shall be turned over to the treasurer of the
Executive Committee by the treasurers of the regional Chapters, who shall provide a
list of the payees to the Executive Committee. The percentage shall be decided by the
Board of Trustees, communicated yearly to all chapters and readjusted at the Board
discretion.

4) -    The treasurer of the Executive Committee shall provide a list of the payees to their
respective regional chapters and turn over to the said chapters a percentage of the
directly collected dues. The percentage shall be decided by the Board of Trustees.

5)-     The privileges of the member except the one to attend the meetings, shall be
suspended for nonpayment of dues.

Section VI Resignation

A resignation letter shall be sent to the secretary of the chapter or to the secretary of
the Central Executive Committee.

Section VII Sanctions

The various disciplinary sanctions shall include:
o    Reprimand
o    Suspension with loss of privileges
o    Expulsion

1)-    Whenever the activities or professional conduct of any member are reasonably
probable of being detrimental to the Association, an evaluation of the activities of
professional conduct may be requested by a regional Chapter, by the Board of
Trustees.

2)-   All requests shall be in writing submitted to the Governance and Ethics committee,
and supported by reference to the specific activities or conduct that constitute the
grounds for the request. The chairperson of the Governance and Ethics committee
shall promptly notify the member in writing of all requests received by the committee

3)-   When a request for evaluation or corrective action of a member is received, the
Governance and Ethics committee shall promptly meet and discuss the matter. Prior to
making any recommendation to the Board of Trustees, the member who is being
evaluated shall have an opportunity to meet with the Governance and Ethics
committee. A record of the interview shall be made and shall be included in the report
to the Board of Trustees.

4)-    The Governance and Ethics committee shall issue a written report and
recommendations to the Board of Trustees within thirty (30) days. Such
recommendations may include:
- Reprimand
- Suspension with loss of privileges
- Revocation of membership
The recommendations should be communicated to the member being evaluated, and he or she should also be notified thirty (30) days prior to the deliberations of the Board of Trustees. The member who is being evaluated shall have an opportunity to meet with the Board of Trustees.

5)-   In order to validate a decision of disciplinary sanction, a majority of two-thirds (2/3)
by the Board of Trustees shall be required.

6)-   No later than thirty (30) days following the deliberations of the Board of Trustees, the
member who is being evaluated shall be informed of the action of the Board of
Trustees. Such action may include:
o    Rejecting the request for corrective action
o    Reprimand
o    Suspension with loss of privileges
o    Revocation of membership

7)-   The time periods specified in the By-laws are intended to provide guidelines for the
routine process. Deviation from time periods set forth herein shall not be grounds for
invalidating action taken.

ARTICLE VI

CENTRAL EXECUTIVE COMMITTEE OF THE A.M.H.E.

Section I
Administrative body

1) The Central Executive Committee of the A.M.H.E., hereafter designated as the Executive Committee shall take care of the day to day activities of the Association.

2) The Central Executive Committee shall assure the general functioning of the Association, and shall execute the decisions approved by the Board of Trustees and the General Assembly.
Section II Officers of the Executive Committee

1) The Central Executive Committee is composed of seven (7) members:
-    President
-    President-Elect
-    Vice-President
-    General Secretary
-    Assistant-Secretary
-    Treasurer
-    Assistant-Treasurer.

2) The officers of the Central Executive Committee shall be also member of the Board of  Trustees (Article VIII, Section V, 2). As such they shall have the powers and authority of the trustees only in the fulfillment of the duties of the Board of Trustees.

Section III   Qualification

To be eligible for the offices of the Central Executive Committee, it is necessary:

1)    To have been an active member of the Association for a minimum period of five (5) consecutive years

2)    To be in good standing at the time of candidacy and at the time of election

3)    To have participated in a minimum of two (2) annual conventions of the A.M.H.E.   during the five (5) years preceding the submission of candidacy

4)    The candidates for presidency, Vice-president positions of the Central Executive Committee should have previously occupied an elective office at the level of the Central Executive Committee or of the Executive Committee of a regional Chapter.

Section IV   Elections

1)    The elections of the officers of the Central Executive Committee shall take place during the
annual convention.

2)    The elections shall be conducted by the Governance and Ethics committee.( Article VI,
Section II, 2b)

3)    Candidacies for offices of the Central Executive Committee shall be submitted in writing to
the Governance and Ethics committee forty-five (45) days before the elections and should
be validated by the latter.

4)    The list of the candidates for the Central Executive Committee shall be published fifteen (15)
days before the annual convention. In the exceptional case of absence of candidates for
an office, the General Assembly should decide on the matter.

5)    No candidate may belong to the Governance and Ethics committee.

6)  The officers of the Central Executive Committee shall be elected by secret ballot.
A simple majority of the votes cast shall be necessary to elect.

7)    Each voting member shall be authorized to vote only once.

8)    An absent voting member can vote by proxy. This proxy should be signed by the absent
member and by the member holding it. The president of the regional Chapter or his or
her representative should also sign the proxy. A member can be the holder of only one
proxy.

9)    The newly elected officers shall enter in office immediately at the end of the General Assembly, and shall assume the duties which have been assigned to them until the election of their successors.

Section V   Term of office of the Officers of the Central Executive Committee

1) -     The officers of the Central Executive Committee shall serve a two-year term.

2)-      The officers of the Central Executive Committee may succeed themselves except the
President, who shall run only for a two (2) two-year term.

Section VI   Duties

The members of the Central Executive Committee shall have the duty and the power
according to the By-laws to conduct business and to pursue the general goals of the
Association.

1)    The President shall direct the functions of the Executive Committee. He /She shall call all regular meetings. In case of emergency, he/she shall make all decisions in accord with the Executive Committee. He/She shall present tertiary reports, and the annual report of the Executive Committee to the Board of Trustees. He/She shall prepare the agenda of the General Assembly. He/She is an ex-officio member of all the committees, permanent or special.

2)    The President-Elect shall be an observer to the President. He shall be aware of all actions taken by the President.
The Vice-President shall assist the president in discharging his duties and shall replace
him in the event of absence or invalidation. He/She shall be aware of all actions taken by
the president. He/She is in charge of the By-laws committee and of the Annual
Convention, be informed of all activities pertaining to the convention and be in charge of
the scientific committee of the  convention. He shall be responsible for the Medical
Education and Professional and Scientific Affairs committee.

3)    The General Secretary shall be responsible for the archives and seals, shall draw up the minutes, shall provide correspondence, and shall sign legal documents with the president. He/She shall maintain an updated roll of the membership. He/She is in charge of the Information and Public Relations committee.

4)    The Assistant-Secretary shall assist the Secretary. He/ She shall replace in the event of absence or invalidation. He/She shall be in charge of the web-site. He/She shall organize the minutes. He/She shall be in charge of the Procedures book of the AMHE that shall be annually reviewed by the Executive Committee and also by the Board of Trustees.

5)    The Treasurer shall manage the funds of the association, shall sign the financial
documents. In his absence the President with another member of the Executive
Committee shall do so. He shall present an annual financial report at the annual
convention. He is in charge of the Finance committee. He is duly responsible for
filing taxes accordingly and for keeping the incorporation status in good standing.

6)    The Assistant-Treasurer shall assist the Treasurer in managing the funds of the
AMHE and all documents pertaining to finances. He shall be responsible for
signing checks if the Treasurer becomes incapacitated and also for fund-raisings.

Section VI   Removal

1)-      Any Officer shall be removed from the office for loss of his membership status;
improper or unethical conduct or failure to execute the duties of his or her office.

2)-      Any Officer may be removed at any special meeting of the Board of Trust
accordingly to the procedures (Article V, section VII), and upon an affirmative vote
of two-thirds (2/3) of the voting members of the Board of Trustees at such meeting.

Section VII   Resignation

Any Officer of the Central Executive Committee may resign upon giving written notice, to
the Chair of the Board of Trustees or to the President of the Executive Committee.

Section VIII   Vacancies

1)-     Vacancies on the Central Executive Committee shall exist
-    On the death, resignation or removal of any Officer
-    Whenever the number of authorized Officers is increased.

2)-    Any vacancy in an office of the Central Executive Committee in the course of its term
should be filled by the Executive Committee within thirty (30) days.

3)-    The choice of the new officer should be made at the next meeting of the Central
Executive Committee or at a special meeting convened for this purpose.

4)-    The Governance and Ethics committee shall review the qualifications of  any
expected new officer.

4)-    The new officer shall serve out the remaining term.

5)-     In case of resignation, illness, death or disqualification of the president of the Central
Executive Committee, the first vice-president in office shall replace or succeed him
immediately.

6)-     In the event of resignation “as a whole” of the Central Executive Committee, the Board of
Trustees shall convene immediately for the selection of a provisional committee until
the next annual convention.

Section IX   Generalities

1)-     The Central Executive Committee shall be responsible for editing and publishing the
A.M.H.E. bulletin.

2)-     The Central Executive Committee shall be responsible for all directives and
information from the secretary’s office.

3)-     The Central Executive Committee shall receive quarterly reports from the different
Regional Chapters.

4)-     The Central Executive Committee shall retain the professional services of a
competent staff to assist in its task.

5)-     In case of emergency, the President, in concert with the other members of the
Central Executive Committee, can create a special committee charged with working
on and making a report to the Executive Committee on one or several specific
problems.

6)-     Regular meetings of the Central Executive Committee shall be held once a month.

7)-     The quorum required for the meetings of the Central Executive Committee is four (4)
members.

ARTICLE VII

COMMITTEES

Section   I
   Committees

1)-    To coordinate its activities, the A.M.H.E. shall establish committees which can be
permanent or special.

2)-    The members of these committees are nominated by the Central Executive Committee
and in consultation with regional Chapters.

3)-   The President of a permanent committee shall be an officer of the Executive
Committee except for the Governance and Ethics committee. Its president shall be chosen
by and among the members of this same committee  any active member, associate member
or Honorary member of the Association can serve on a permanent or special committee.
a)    A committee member may be removed by a majority vote of the Executive Committee.
b)    Unless otherwise specifically provided, vacancies on any committee shall be filled in the same manner in which the original appointment to such committees has been made. A vacancy exists when a committee member can no longer perform his or her duties, for whatever reason.

4)-  A committee shall be composed of a number of members proportional to its needs, no
less than three (3) .

Section   II   Permanent committees

The permanent committees are set up by the Board of Trustees.
These are:
o    The By-laws committee.
o    The Governance and Ethics committee
o    The Finance committee
o    The Information and Public Relations committee
o    The Medical Education, Professional and Scientific Affairs committee
o    The Relations with Haiti committee
o    The Convention committee
o    The Recruiting committee

1)       By-laws committee

a)    This committee, chaired by the Vice-President, shall be responsible for the application and the respect of the By-laws.

b)    The members of the committee shall be in no case personally liable for recommendations made in good faith in the exercise of their duties.

c)    It shall receive petitions to amend and modify the By-laws of the Association, and shall propose its recommendations to the Central Executive Committee for any action necessary.

2)    Governance and Ethics committee

a)    This committee shall evaluate the qualifications of the members of the Association, and shall determine the validity of candidacies for positions on the Central Executive Committee. It shall also confirm the nomination of the members of the Board of Trustees.

b)    It shall be responsible for the electoral process of the Central Executive Committee, of the Board of Trustees and shall proceed to the installation of the officers or directors at large immediately after the elections.

c)    Its role shall be to investigate any act derogatory to the code of ethics or casting aspersion on the prestige of the Association (Article V, Section VII).

d)    The Governance and Ethics Committee shall be directed by a president chosen and among the members of this committee.

e)    To be a member of the Governance and Ethics committee, the member shall be an active member for a period of ten (10) years without interruption and he should have attended at least one (1) convention in the three years preceding his or her election

f)    The names shall be submitted to the General Assembly by the Board of Trustees.

3)-      Finance committee

The Finance committee shall be chaired by the Treasurer of the Executive Committee. It shall study and shall propose projects likely to increase the resources of the Association.

4)-     Information and Public Relations committee
The Information and Public Relations committee shall be chaired by the General Secretary.  It shall ensure contacts with the public at all levels – professional and non-professional -. It shall be responsible for the publication of the Newsletter, at least twice a year.

5)-     Medical Education, Professional and Scientific Affairs committee
This committee shall be presided by the  Vice-President. It sets up the program of educational and cultural activities of the Association with the cooperation of the regional Chapters. It shall be responsible for planning scientific programs and scientific presentations in the course of the annual convention. It shall facilitate, encourage and coordinate scientific work and communications under the patronage of the Association. It shall be responsible for the publication of the JAMHE, the scientific journal, to be published at least twice a year.

6)-     Relations with Haiti committee
The Relations with Haiti committee shall be under the direct supervision of the President of the Executive Committee. Its members should be either past or current officers of the Central Executive Committee, past or current member of local chapters or honorary members designated by the president. This committee shall maintain permanent contacts with Haiti, specially at medical level. The committee shall overview the activities of two sub-committees:

a)   Medical Relief Mission of the A.M.H.E. with a chair nominated by the
supervising body.

b)  Visiting Professors Mission to conduct businesses at the Faculty of Medicine or
at University level.

7)-    Convention committee
The Convention committee, chaired by the Vice-President, shall consist of:
o    The Chair of the Education and Scientific Affairs of the CEC
o    The Treasurer of the CEC
o    The Chairperson of the convention or Chapter Delegate
o    Three active members who have participated in the organization of previous        conventions.

8)-     Membership Committee

The Membership committee is the Recruiting committee of the A.M.H.E. It is chaired
by the President of the Central Executive Committee. The members of this committee shall be the presidents of the different chapters. Its role shall be
o    to coordinate the search for new members
o    to gather and to transmit their concerns and/or their recommendations
o    to provide the framework for new regional Chapters
o    to publish a directory of all members of the Association.

Section   III   Special committees

1)-    In case of emergency, the president, in concert with the other members of the
Executive Committee, can create a special committee charged with working and
making a report to the Executive Committee on one or several specific problems.
2)-    A special committee shall limit its activities to the accomplishment of the task
for which it was appointed. Upon completion of the task for which
appointed, such special committee shall stand discharged.
 
ARTICLE VIII

BOARD OF TRUSTEES

Section I 
  Powers

1)    Subject to the provisions of the Non-profit Corporation State law and any limitation in the Articles of Incorporation and Bylaws related to action required or permitted to be taken or approved by the members of this corporation, the activities and affairs of the A.M.H.E. shall be conducted and all corporate powers shall be exercised by or under the direction of the Board of Trustees.

2)    The power to interpret the Articles of Incorporation and the Bylaws of the Corporation shall rest with the Board of Trustees.

Section II   Composition

The Board of Trustees of the A.M.H.E. shall consist of the Directors at large and of
all 6 voting members of the Executive Committee. The Past Chair as well as the
President-Elect shall sit on the Board of Trustees as non voting members. Honorary
members may be nominated to the Board of Trustees with no voting rights.
The voting membership of the Board of Trustees shall be at least of fifteen (15).

o    One (1) director at large elected by each active chapter of the AMHE, with less than thirty (30) active members.
o    Two (2) directors at large elected by each active chapter of the AMHE, with thirty (30) active members or more.
o    Sept (7) directors at large elected by the General Assembly
o    All 6 voting members of the Central Executive Committee.

Section III   Qualification of Directors at large

1)    -     Director elected by an active chapter of the A.M.H.E.

a)    The executive committee of the active chapter shall submit to the Governance and Ethics committee the name of the elected director
b)    To be elected director by an active chapter the member shall be an active member for at least five (5) consecutive years and he or she shall have attended at least two
annual conventions of the A.M.H.E. during those past five (5) years.

2)    Director elected by the General Assembly
a)    The Governance and Ethics committee shall select and submit the names of the possible directors to the General Assembly
b)    To be chosen as a candidate to the position of director by the Governance and Ethics committee, the member shall be active for at least ten (ten) consecutive years and he or she shall have attended at least one (1) annual convention of the A.M.H.E. during the past three (3) years

3)  The Board of Trustees shall be composed of special members: the Honorary members
known as “permanent members” nominated by the General Assembly.
- Honorary members shall consist of physicians, dentists, podiatrists or chiropractors who are recognized for their noteworthy contributions or their outstanding service to the Association.
- Honorary members of the Board of Trustees shall have the right to attend meetings of the Board of Trustees and perform whatever functions requested of them by the Board, if they so choose.
- Honorary members shall not be eligible to vote in any Board of Trustees proceeding.

Section IV   Election of the Directors at large

1)-  Director elected by an active chapter of the A.M.H.E.
Each active regional chapter shall elect its director (s) at least fifteen (15) days before the General Assembly. The name (s) shall be submitted to the Governance and Ethics committee.
2)  Director elected by the General Assembly
The elections of the candidates submitted by the Governance and Ethics Committee shall take place during the General Assembly at the annual convention.
3)  The newly elected directors and those elected by the chapters shall enter in office immediately at the end of the General Assembly, and shall assume the duties which have been assigned to them until the election of their successors.

Section V   Term of office of the Trustees

1)  Directors at large shall serve for a term of three (3) years, and shall be eligible to serve a maximum of two (2) consecutive terms. A Director at large who has served for two (2) full consecutive terms must be off the Board for at least one year before serving again..  However, such Director at large who has served for two (2) consecutive terms may serve in another capacity on the Board of Trustees.

2)    The officers of the Central Executive Committee shall serve on the Board of Trustees contemporaneously with their term as officers of that committee (Article VI, section II)

Section VII   Duties of the Trustees

1)-  Generalities
a)  The Board of Trustees has the legal responsibility for the management of the
funds and operations of the AMHE. It shall receive the reports from the
Executive Committee as specified in the By-laws
b) The Board of Trustees has as specific powers the approval of the by-laws and constitutions of all subsidiary organizations of the Association.
c)  The Board of Trustees has as specific duty
- to ensure that the Association operates in a manner consistent with its tax-exempt
status
- to ensure that any partnership or joint venture arrangements with other
organizations are conform to written policies, are properly recorded, and do not
result in inurnment or impermissible private benefit.

2)     It shall be the duty of the Trustees to:
a)    Perform any and all duties imposed on them collectively or individually by law, by the Articles of Incorporation of this corporation, or by these Bylaws.
b)    Meet at such times and places as required by these Bylaws.
c)    Register their addresses with the Secretary of the corporation, and notices of meetings mailed to them at such addresses shall be valid notices thereof.

3)    No Director shall receive any compensation for services as Director, except that a Director may be reimbursed for reasonable expenses incurred in connection with his or her service as a Director.

Section VIII   Officers of the Board of Trustees

1)  The officers of the Board of Trustees shall be a Chair, a Vice-Chair, a Secretary.

All officers shall be elected by the Board from its own membership at its regular meeting at the annual convention of the AMHE and shall serve during the ensuing calendar year, or until successors are duly elected. The Chair, the Vice-Chair, and the Secretary can be reelected.

3)    Directors at large shall be the only elected officers of the Board of Trustees.

4)    The Chair shall preside at all meetings of the Board of Trustees and shall be an ex-officio member of all committees of the Board of Trustees. During his or her tenure, the Chair shall not hold any other position on any committee of the AMHE.

5)    The Vice-Chair shall act as Chair in the absence of the Chair and in so acting, shall have the power and the authority of the Chair. During his or her tenure, the Vice-Chair shall not hold any other position on any committee of the AMHE.

6)    The Secretary shall be responsible for the preparation, mailing and delivery of all appropriate notices, shall act as custodian of all records and reports of the Board of Trustees, and shall be responsible for keeping adequate minutes and other records of all meetings of the Board of Trustees. During his or her tenure, the Secretary shall not hold any other position on any committee of the AMHE.

7)    The immediate Past-President of the Board of Trustees if not elected Director at large shall be an adviser of the Board of Trustees with no voting rights.

Section IX   Meetings

Meetings shall be held at such places which have been designated by resolution of the Board of Trustees.
1)  Regular Meetings
a)    Regular meetings of the Board of Trustees shall be held at least once tertiary, but may be more frequent depending upon the corporation needs. The Trustees shall decide on a meeting schedule. All meetings will be open to all members and the general public.
b)    At its regular meetings, the Board of Trustees shall receive reports from the
Executive Committee. The reports shall cover activities of the Executive Committee, and activities of the different regional Chapters
c)    Any resolution submitted by the Board of Trustees during that meeting should be enforced by the Executive Committee until the General Assembly meeting.

2)  Annual Meeting
a) The annual meeting of the Board of Trustees shall be held during the annual
convention of the AMHE at such time and place directed by the Chair of the Board of Trustees.
b) At its annual meeting, the Board of Trustees shall receive reports from the
Central Executive Committee. The reports shall cover activities of the Executive Committee, and activities of the different regional Chapters.
c) Any resolution by the Board of Trustees shall be submitted to the General
Assembly and shall be taken into consideration (ARTICLE XI, 3).

3)  Special Meetings
Special meetings of the Board of Trustees may be called by the Chairperson, or at the written request of at least one-third (1/3) of the Trustees. At least seven (7) days written notice of every special meeting setting forth the business for which the special meeting has been called shall be given to each member of the Board.

4)  Emergency Meetings
In the event of an emergency requiring immediate official action, the Chairperson of the Board of Trustees may call a meeting of the Board of Trustees by verbal notice or e-mail for the purpose of addressing said emergency. Such notice shall state the date, time and place of the meeting and the circumstances of the emergency.

5)  Executive Sessions of Board of Trustees
All executive sessions of the Board of Trustees shall be closed to anyone who is not a member of the Board of Trustees.
a)    An executive session may be held during a regular, special or emergency meeting but no official action shall be taken in such executive session
b)    An executive session may be held only upon a majority affirmative vote of the members present of the Board of Trustees.

6)  Attendance and Quorum for Meetings
a) Attendance at all meetings of the Board by its members is mandatory. Any absence by a member who has received proper notice of said meeting must be excused by the Chair. Trustees may participate in a meeting of the Board or a committee of the Board by means of a conference telephone or similar electronic communications equipment by means of which all persons participating in the meeting can hear each other.
b) At all meetings of the Board of Trustees, an absolute majority of the voting membership thereof shall constitute a quorum for the transaction of business.
c) No business shall be considered by the Board of Directors at any meeting at which a quorum is not present.

7)  Majority Action as Board Action
Every act or decision done or made by a majority of the Directors present at the meeting duly held at which a quorum is present is the act of the Board of Directors, unless the Articles of Incorporation or Bylaws of this corporation, or provisions of the Non-profit Benefit Corporation State Law require a greater percentage or different voting rules for approval of a matter by the Board of Directors.

8)  Conduct of Meetings
a)    Meetings of the Board of Directors shall be presided over by the Chair or, in his or her absence, by the Vice Chair. Robert’s Rules of Order, Revised, shall be used in the conduct of the meetings
b)    Minutes of the meetings of the Board of Trustees and any of its committees shall be duly recorded, approved by the Board, and maintained. Except for executive sessions as provided for in Section IX, 5, of this Article, the minutes of all meetings shall be available to the membership.
c)    All meetings of the Board of Trustees of the AMHE shall be open to the membership of the Association. However, only the Trustees shall participate to the deliberations except as expressly and specifically otherwise provided by the By-laws.
d)    A person who desires to address the Board of Trustees will not be denied presentation to the Board provided that he or she has registered with the Chairperson or Secretary of the Board to address the Board more than fifteen (15) minutes prior to the time the scheduled meeting is to start.

Section X   Removal

1)    Any Trustee shall be removed from the office for loss of his membership status; improper or unethical conduct or failure to execute the duties of his or her office.

2)    Any Trustee may be removed at any special meeting of the Board of Trustees
according to the procedures (Article V, section VII) and upon an affirmative vote of two-thirds (2/3) of the voting members of the Board of Trustees at such meeting.

Section XI   Resignation

1)    Any Director may resign effective upon giving written notice to the Chair, or to the Secretary. The resignation is effective immediately.

2)    The resignation of the President of the Central Executive Committee as such shall terminate is tenure as a Board member. The termination is effective immediately.

Section XII   Vacancies

1)  Vacancies on the Board of Trustees shall exist
- On the death, resignation or removal of any Trustee
- Whenever the number of authorized Trustees is increased.

2) Vacancies on the Board may be filled as it follows:
a)  A Director at large from an active chapter by a director from that chapter.  A new
director shall be elect at the next meeting of the chapter or at a special meeting
called for that purpose.
b)  A Director at large from the General Assembly by a majority of the Board of Trustees.
c)  The President of the Central Executive Committee by his or her replacement.

3)  The new director or officer shall serve out the remaining term.

Section XIII   Non-Liability of Trustees

The Trustees shall not be personally liable for the debts, liabilities, or other obligations of the corporation. A liability insurance shall cover all the members of the Board of Trustees.

Section XIV   Committees

1)  Special committees shall be appointed for such special tasks as circumstances warrant. A special committee shall limit its activities to the accomplishment of the task for which it was appointed and shall have no power to act except as it is specifically conferred by action of the Board of Trustees. Upon completion of the task for which appointed, such special committee shall stand discharged.

2) The committee shall consist of not less than three (3) nor more than five (5) members of the Board of Trustees. The Chair of the Board shall designate the chairperson of each committee.

3) Minutes of all committee meetings shall be duly recorded and maintained.

Section XV   Conflicts of Interests

Any Conflict of interests shall be reviewed and immediately corrected by the Board of Trustees.

ARTICLE IX

MEETINGS AND QUORUM

Section   I
   Regular meetings

1)  General Assembly
It shall meet once (1) a year at the end of the annual convention. The quorum necessary to validate any decision shall be twenty (20) voting members in addition to the officers of the  Central Executive Committee.

2)  The Board of Trustees
It shall meet three (4) times a year. The meeting held during the annual convention is the annual meeting of the Board of Trustees. The notice of such meetings shall be mailed fifteen (15) days before the set date for the meeting. The quorum shall be the absolute majority of the voting members of the Board of Trustees.

3)   The Executive Committee
It shall meet once a month and as needed. An agenda of the regular meetings shall be submitted by the President 30 days after election to his committee and approved by the members of this committee .The Executive Committee shall also meet at the request of any of the permanent or special committees, any of the regional Chapters and the Board of Trustees. The notice of such meeting shall be mailed fifteen (15) days before the set date for the meeting. The quorum necessary to validate any decision shall be four (4) members of this committee.

4)  The permanent and the special committees
They shall meet at the discretion of their chairpersons. The notice of such meeting shall be mailed seven (15) days before the set date for the meeting. A majority of the membership of these committees shall constitute a quorum.

Section   II   Special meetings

1) Special meetings of the Board of Trustees may be called by the Chair, or at the written request of at least one-third (1/3) of the Trustees. At least fifteen (15) days written notice of every special meeting setting forth the business for which the special meeting has been called shall be given to each member of the Board.

2)  At any special meeting no business shall be transacted except that for which the meeting was called and stated in the notice calling the meeting.

Section   III   Generalities

1) The meetings of the General Assembly are called by the Central Executive Committee. They are presided by the President and the General Secretary of the Central Executive Committee.

2)  The meetings of the Board of Trustees are called by the Chair of the Board of Trustees. They are presided by the Chair and the Secretary of the Board of Trustees.

3)  The meetings of the Central Executive Committee are called by the President of the Executive Committee. They are presided by the President and the General Secretary of the Executive Committee.

4) The meetings of the permanent or special committees are called and presided by their official chairperson.

5) Meetings may be held by means of a conference call or similar electronic communication equipment by means of which all persons participating in the meeting can hear each other.

6) The agenda of meetings, be it the General Assembly, the Board of Trustees or the  Executive Committee should run as follows:
o    Roll call
o    Proof of the announcement of the meeting
o    Reading the minutes of the preceding meeting
o    Correspondence
o    Report of officers
o    Committees’ reports
o    Old business
o    New business
o    Questions of general interest
Nevertheless, the agenda of a meeting can be modified by the majority vote of the members present. Priority questions to be debated should be decided by the president of the meeting.

7)  A membership roll showing the list of the members as the record date shall be available at any meeting of the General Assembly, and shall be produced upon request of any member.

8)  The minutes of all meetings – General Assembly, Executive Committee, Board of Trustees, permanent and special committees – shall be duly recorded and maintained. Copies of such minutes shall be signed. Copies shall be submitted to the Executive Committee, the Board of Trustees and the Chapters Presidents no later than (7) days after the meetings.

9)  The minutes shall include the following:
o    The date, time and place of the meeting
o    The names of the members who were present
o    All motions, proposals, resolutions, orders and measures proposed, the name of the member proposing the same and their disposition.
o    The results of all votes.

Section  IV   Procedures

In the absence of any provision contrary to proposed action, all meetings of the
Association should be conducted according to the rules and parliamentary usage such as those written down in the most recent edition of “Robert’s Rules of Order.”
A procedures book will give the Chapters the opportunity to keep pace with the mainstream.

ARTICLE X

REGIONAL CHAPTERS


1)    The Regional Chapter shall be the basic entity of the Association. It shall prepare and adopt such rules, regulations or by-laws to be in accordance with those of the A.M.H.E. and to be approved by the Board of Trustees. Its internal organization shall be left to the discretion of its members.

2)    The Regional Chapter shall consist of a minimum of ten members joined together within a geographic unit (nation, state, province, city, etc.) and led by officials chosen by an electoral process. The distribution by geographic unit is regulated by the Board of Trustees.

3)    The Regional Chapter shall be lead by a President designated as President or Chief delegate of Regional chapter of the (State name).

4)    The Regional Chapter of the A.M.H.E. shall be considered active when this chapter holds at least fifty (50) per cent of its annual meetings as requested by the bylaws. The minutes of the meetings shall serve as proof. A chapter shall hold at least four (4) meetings a year.

5)    Each active Regional Chapter shall elect a director to the Board of Trustees (ARTICLE VIII, section IV)

6)    The Regional Chapter shall follow the professional rules and regulations of the Country where it is established.

7)    A percentage of the proceeds arising from annual members’ dues shall be distributed to the treasurer of the Executive Committee the latest fifteen (15) days before the annual meeting of the Board of Trustees. This percentage is decided by the Board of Trustees (ARTICLE V, Section V).

8)    The Regional Chapter shall receive from the treasurer of the Executive Committee a percentage of the annual members’ dues collected directly the latest fifteen (15) days before annual the meeting of the Board of Trustees.

9)    Reports of the activities of the Regional Chapters shall be prepared and submitted quarterly to the Central Executive Committee, at the General Assembly and as requested by the Board of Trustees.

ARTICLE XI

GENERAL ASSEMBLY


1)    The General Assembly is the sovereign body of the Association. Its decisions are final, subject to such limitations as are contained herein and in the By-laws.

2)    The meeting of all the membership is called General Assembly. It shall take place once a year at the end of the annual convention.

3)    The General Assembly shall receive all the resolutions discussed and adopted, with recommendations or not, by the Board of Trustees. The General Assembly will ratify or reject the resolutions. However, any resolution by the Board of Trustees shall be overridden only if there is a majority of two-thirds (2/3) of the voting members of the General Assembly.

4)    The elections of the officers of the Central Executive Committee, of the directors at large, submitted by the Governance and Ethics committee, shall take place during the General Assembly. Unlike the proxy, an absentee ballot or a direct vote by mail validated by the seal of a public notary shall be considered legal.

5)    The quorum necessary to validate the decisions of the General Assembly shall be a majority of twenty (20) voting members in addition to the officers of the Executive Committee.
6)    The president and the secretary of the Central Executive Committee shall preside over the General Assembly.

ARTICLE XII

ANNUAL CONVENTION


1)    The A.M.H.E. calls its members together once a year for scientific, academic, social, administrative and cultural objectives. This meeting is designated under the name of “annual convention”.

2)    The Board of Trustees shall meet on the occasion of the annual convention. The Central Executive Committee shall submit its report. The Board of Trustees shall vote on the resolutions and shall address them in writing to the General Assembly.

3)    The Central Executive Committee shall be the organizer of and is ultimately responsible for the annual convention. It determines the site, the theme of the convention, its date and duration.

4)    The Central Executive Committee shall accordingly designate the site for holding the next two (2) conventions, two (2) years in advance.

5)    The site, the theme of the convention, its date and duration shall be discussed and shall be approved by the General Assembly

6)    The Central Executive Committee can elect a Regional chapter to conduct, under its supervision, the activities of the convention. A close contact with the convention committee of the Central Executive committee is required from the designated chapter. Therefore, all contracts shall ultimately be approved by the Executive Committee.

ARTICLE XIII

AMHE FOUNDATION


The AMHE foundation shall be a not for profit, charitable organization created by the AMHE to carry out its philanthropic mission, which is to promote health, education and welfare in the Haitian communities abroad and within Haiti.

1)    The AMHE Foundation shall be identified by its two (2) branches located, one (1) in Canada and one (1) in the USA., and governed by a Board of Directors.

2)    The Foundation shall adopt rules, regulations or by-laws subject to the approval of the Board of Trustees to protect the Foundation.

3)    Report of the activities of the Foundation shall be prepared and submitted regularly as required by the Central Executive Committee.

ARTICLE XIV

NOTICES, AMENDMENTS

Section   I
   Notices

1)    All notices of activities, all directives and dispositions of the Association at the level of the Central Executive Committee shall be the exclusive responsibility of this committee.

2)    The notices can be sent directly to the members at their current known address or through the intermediary of the executive committee of their regional Chapter.

Section   II   Amendments

The articles of these By-laws can be amended or abolished by the General Assembly.

1)    Any active member shall submit his or her written petition to the By-laws Committee.

2)    The By-laws committee shall review the article(s) targeted for amendment or abolition

3)    Any announcement shall be accompanied by a written amendment proposal or a written justification for abolition.

4)    Amendment or abolition proposals properly made should be communicated to the various Chapters for discussion. Recommendations should be presented to the By laws committee no later than three (3) months after.

5)    Amendment or abolition proposal and the recommendations shall be presented to the Central Executive Committee.

6)    The Central Executive Committee shall present the amendment or abolition proposal and the recommendations to the Board of Trustees at their annual meeting.

7)    In order to be adopted, any amendment or abolition proposal shall receive a two-thirds (2/3) majority of the voting members of the Board of Trustees.

8)    The written copy of  the decisions of the Board of Trustees should be presented at the General Assembly (ARTICLE VIII, Section IX, 2 ).The General Assembly may act in such ways:
-    adoption of amendment or abolition proposal
-    rejection of amendment or abolition proposal with recommendations to the By-laws committee
-    rejections of amendment or abolition proposal without recommendations

9)    In order to be adopted, any amendment or abolition proposal shall receive a two-thirds (2/3) majority of the voting members of the General Assembly.
Section   III   Effect of adoption of By-laws
Upon adoption of these By-laws by the General Assembly, these By-laws shall become effective one (1) year following the vote of the General Assembly. They shall fully supersede and replace all preceding constitutions, resolutions, By-laws or other governing documents which may have been previously adopted by either said General Assembly.

ARTICLE XV

DISSOLUTION


In case of dissolution, the Board of Trustees shall be the responsible body. After payment of all debts and liabilities, the Board of Trustees shall dispose of all assets of the AMHE in such manner or to such organizations operated exclusively for charitable, educational or scientific purposes.

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